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分享会议策划的前期准备工作与策划注意细节
作者:郑州演出公司      发布时间:2020/1/6 16:25:52

一般的会议、会展等,都会考虑请专业的策划公司来完成,而为了保证会会议的进行,会前必须做好充分的准备,会议顺利与否,关键在于会前的精心策划,以及注意在策划时的一些细节要点,今天小编为大家分享会议策划前的准备以及在策划时的一些细节。


会议策划20200106162701.jpg

一、会议策划的前期准备工作


1、会场的预约和布局


根据会议的级别和会议的具体情况,选择会议举办地,提前预约;并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备并进行演练,确保会议的顺利进行。


2、会议资料的准备


根据会议的具体需求,可以设计会议资料的样式、内容、选择图案;提前把会议资料送到会场。会议资料较多时,可以按照会议策划将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。


再者如果需要给参会人员发放纪念品或礼品的情况下,应当与会议资料一同准备好,置于资料袋中一并发放给参会人员。


3、策划会议基本流程


正式会议开始之前一般都有介绍会议的整体流程,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程,策划的会议一般分为工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。


会议的基本流程会整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,明白基本流程是参会者可以更加轻松参与到会议中来。


4、会议通知


会议的通知对于会议策划的一部分,显然是必不可少的,如是企业的内部会议,我们可根据企业的常用通讯系统对参会者进行通知,若还有企业的外部合作方我们也可通过电话,短信或电子邮箱来通知对方,通知的内容应简要的说明会议议程、参会人员、会议时间、会议地点等,尽量做到简明扼要。


二、会议策划注意细节


1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。


2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或者通知单,邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。


3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。


4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。


5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。


6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。


7、正式会议开始之前,检查会场的布置工作确保万无一失。


8、报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协调解决,避免酒店和您不必要的麻烦。


9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。


10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并结清。


11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。


12、做好会议期间的协调工作。


13、会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告、备档。


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