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你所不了解的会议策划流程与实施工作
作者:郑州演出公司      发布时间:2019/11/28 16:24:12

每到年底进行汇总报告,需要有人专门策划会议的流程,怎样才能开一个漂亮的会议?这需要提前安排好每个流程,细节,策划好每个时间段会发生的时间,那胡浩时间的节奏,下面为大家分享会议策划流程与实施工作。


会议策划20191128162533.jpg


一、会议策划的流程


1、 联系


客户有意向在会后与我们联系,我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。


2、 商务会议策划


根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。


3、 方案提供


与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;


4、 前期考察


在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;


5、 合约


检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。


6、 预付款


签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数为大的。


7、 预订


这是我们必须认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款必须到位。


8、 接待


接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。


9业务会议汇总和结算


在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。


二、会议策划的实施工作


1、会场预约


(1)根据需要,具体分析各种情况作出最完美的策划。


(2)根据会议的级别,选择会议举办地.


(3)根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点。


(4)的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。


2、负责会场的布局,设备安装调试


(1)根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节。


(2)提供会议酒店所需要的所有设备,并提前安放在指定位置。


(3)提前调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。


3、参会者的接送


根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆,将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。


4、参会者的餐饮


根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等。


以上是关于会议策划流程与实施工作,上述内容希望可以帮到大家。


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